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quinta-feira, 3 de março de 2016

Provisões Contábeis. Como adotar as melhores práticas


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Provisão é um nome genérico para designar uma serie de ajustes contábeis para levar mais realidade aos Demonstrativos Contábeis.

Muitas delas não são dedutíveis para efeito tributário, mas isso não deve ser argumento para não fazê-las.

Sempre que houver algum evento de provável realização implicando em redução de ativos ou aumento de passivo, deverá ser efetuada a devida provisão.

Um bom sistema de controle, contabilização e analise das provisões contábeis é essencial.
Muitos são os executivos responsáveis pelos Demonstrativos Financeiros ( DF)  que não entendem e não cobram de suas equipes os tratamentos contábeis necessários com relação às diversas contas da empresa. A eficaz contabilização das provisões é essencial para que os DF reflitam corretamente valor justo que as empresas devem reportar.

As provisões representam prováveis reduções nos ativos ou previsão de desembolsos futuros ou estimativas de valores a desembolsar que implicarão em despesas futuras. Elas precisam ter possibilidade objetiva de serem calculadas.

Por outro lado, muitos são os altos executivos que ao verem os resultados ficarem aquém do planejado querem investir sobre as provisões, as quais consideram uma fonte de lucro para compensar resultados desfavoráveis. Isso configura-se como má prática e quanto mais fraca é a área contábil ou de controladoria, tanto mais ingerência poderá ocorrer para manipulação das contas de provisões contábeis.

Atualmente a margem para manobra e manipulação de provisões é bem menor que no passado, mas ainda podem ocorrer práticas inadequadas que implicam em provisionar a mais em épocas de bons resultados e provisionar a menos, ou reverter provisões em épocas de piores resultados.

Com relação às provisões, assim como em outras atividades contábeis, multinacionais por vezes adotam melhores práticas que as empresas domésticas, pois a maioria delas estão sob as normas internacionais FASB e IFRS, mas não estão livres da  ingerência dos executivos tentando influenciar na "fabricação de resultados".

No entanto, as práticas contábeis no Brasil no momento convergem de um sistema "legalista" e longe das normas internacionais para um padrão contábil similar ao IFRS. Isso está fazendo a contabilidade do país evoluir para padrões internacionais, onde o bom controle e contabilização das provisões representam peça chave.


Contas sujeitas a provisão

São diversas as contas sujeitas a provisão. Sempre que tenhamos que reconhecer reduções em ativos ou aumento de passivos por perdas ou desembolsos com ocorrência provável e cujos valores sejam possíveis de quantificação devemos constituir provisões. Alguns exemplos seguem:

Ativos Fixos - Devem ter provisões para desvalorização mediante cálculo de teste de Impairment, conforme o CPC-01. O teste de Impairment é uma exigência da nova contabilidade, baseado em padrões contábeis internacionais.

Estoques - devem ser provisionados valores referentes estoques de realização muito lenta, valores que excedem o valor de mercado, estoques obsoletos, estoques em trânsito e potenciais perdas de estoques que provavelmente irão ocorrer por variados motivos. Ao efetuar provisões para perdas nos estoques deve-se avaliar a implicação fiscal, isso porque muitas vezes perdas de estoques podem requerer se estornem créditos de impostos já contabilizados.

Contas a Receber - deve-se provisionar tudo que corresponda cobranças vencidas cujo recebimento será de improvável recebimento. O ideal é que a empresa adote normas rígidas para acompanhamento das dividas vencidas e não pagas.


Provisões sobre folha de pagamento - Ferias, décimo terceiro salário, gratificações, bônus, PPR e encargos sobre essas verbas devem ser devidamente provisionados. Recomendo que se adote um adicional para compensar aumentos nas provisões em época de dissídio, caso contrário em meses de dissídio as despesas podem crescer de forma desproporcional. É preciso tomar muito cuidado com sistemas informatizados que calculam automaticamente provisões trabalhistas, pois cabe ao Contador ou Controller assegurar que as provisões devidas estão corretamente contabilizadas.

Comissões sobre vendas - Comissões e outras incidências sobre vendas devem ser contabilizadas de acordo com o regime de competência, ou seja devem ser provisionadas no mesmo período em que as vendas forem registradas. Ainda hoje encontramos empresas que contabilização as provisões apenas quando elas são pagas, trata-se de procedimento inadequado.

Provisões de Fretes sobre Vendas - Deve ocorrer de forma similar às comissões sobre vendas, ou seja todos os gastos com fretes sobre vendas efetivadas, cujos conhecimentos e notas fiscais de serviço não tenham sido recebidos, deverão ser devidamente provisionados.

Provisões de Contingências Trabalhistas, Fiscais, Cíveis e outras - Deve-se provisionar todas as contingências cuja probabilidade de perda seja "provável". As empresas devem obter relatório detalhado de todos os casos que estejam sendo discutidos na justiça trabalhista junto aos advogados responsáveis pela defesa da empresa, cabendo a eles a correta classificação dos riscos em: "provável, possível ou remoto".  Importante destacar que ao ser identificada a necessidade de uma provisão deve ser imediatamente provisionado 100% do valor do risco, não importa se a causa se arrastará por e meses ou por anos.

Despesas em geral, cujos serviços já foram usufruídos, mas cujos documentos para contabilização das despesas ainda não tenham sido recebidos deverão ser provisionados. Deverá ser guardada memoria de cálculo da provisão considerada.

Provisões de impostos e taxas - Deverão ser efetuadas para assegurar o reconhecimento dessas despesas segundo o regime de competência.

Provisões para créditos de impostos de recebimento incerto - Algumas empresas possuem créditos de impostos que se arrastam sem previsão de realização. No caso de realização incerta configurando improvável recebimento tais créditos devem ser provisionados com perdas eminentes. Recomenda-se sempre discutir previamente com auditoria tais casos para que não hajam problemas posteriores e restrições aos balanços fechados.

Provisões para verbas promocionais de vendas - Muitas empresas definem com seus clientes que serão pagas verbas de marketing para ações que contribuam com a promoção, divulgação e maior venda de seus produtos. Isso é mais comum em empresas que vendem produtos para o setor de consumo. Tais verbas devem ter forte controle por parte da área contábil, que deve assegurar o comprimento do regime de competência e o atendimento a rígidas normas de controle interno. Algumas empresas chegam a pagar prêmios aos vendedores dos clientes. Essa prática além requerer provisão contábil, precisa ser muito bem analisada pela área jurídica e tributária das empresas vendedoras.

Provisões para verbas de "Rapel" - Em primeiro lugar é necessário explicar o que é "rapel". Rapel é um potencial pagamento ao cliente no caso de certos volumes de compras ou outros elementos previamente combinados serem atingidos. Por exemplo: Uma empresa vendedora pode combinar com o cliente em pagar 3% sobre o valor das vendas de um determinado período caso as compras efetuadas cresçam acima de 15% sobre as compras do período anterior. Verbas de rapel costumam ser pactuadas apenas com os grandes clientes, e elas requerem contratos muito bem definidos e aprovados previamente à vigência dos contratos. As verbas de rapel devem estar adequadamente provisionadas sempre que o pagamento das mesmas for algo provável. Em casos de dúvida, os auditores externos responsáveis pelo parecer de balanço deverão ser consultados.

Diversas outras provisões podem ser necessárias. Os itens acima não esgotam as possibilidades, cabendo ao Contador e Controller assegurar que todos os processos que suportem os números contabilizados sejam executados eficazmente.

Dados para suporte das provisões contábeis 

A Controladoria e Contabilidade são responsáveis por um sistema que assegure:

- Formação e contabilização das provisões de acordo com normas de controle interno, normas contábeis, legais e tributárias vigentes;
- Obtenção do nível de aprovação necessário e exigido pelas normas acima citadas;
- Ampla documentação de suporte para atender auditoria, fiscalização e outras necessidades.
- Forte análise e acompanhamento para assegurar boas práticas contábeis no reconhecimento e contabilização das provisões.

Conclusão

Um bom sistema de reconhecimento, controle e contabilização das provisões pode ser o separador entre uma contabilidade eficaz e uma área contábil medíocre.
Muitas empresas chegaram a ter sérios problemas por não reconhecerem adequadamente as provisões necessárias, chegando inclusive a implicar em escândalos contábeis.

Uma contabilidade forte com profissionais competentes, treinamentos frequentes, suporte de consultoria qualificada e auditoria bem executada são elementos chave para que as melhores praticas sejam asseguradas.

Esse processo não pode tomar mais do que 3 a 5 dias. Mas o apoio e suporte às empresas para realizarem efetivamente o que planejam requer mais tempo.



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