Durante mais de 30 anos venho controlando, contabilizando e infelizmente reconhecendo perdas imensas devido à má gestão dos estoques.
Hoje como as empresas se baseiam muito em KPI´s ( indicadores de performance ), e com relação aos estoques não é diferente, e indicadores como giro dos estoques em dias e valor absoluto são rotineiramente monitorados.
Além disso, a boa gestão requer que se estabeleçam metas de médio e longo prazos e a melhoria desses índices é frequentemente planejada.
No entanto, qualquer melhoria só será alcançada de forma sustentável, caso haja efetivamente um plano de ações que assegure melhoria contínua em todas as fases que o controle dos inventários requer.
Em primeiro lugar é necessário um bom sistema integrado ( ERP) com um MRP muito bem parametrizado. Desta forma as compras e outras movimentações nos estoques serão automatizadas e ocorrerão de forma transparente e eficiente. Especial cuidado deve-se tomar com estoques de segurança, quanto mais elevados melhor para quem quer ter a segurança para produzir, mas muito pior para os indicadores. Por outro lado ter estoques baixos é ótimo para os KPI´s, mas um risco para o nível de serviço. Assim, o desafio é buscar o menor estoque de segurança possível sem por em risco o atendimento ao cliente.
Em várias empresas por onde passei identifiquei muitas perdas com a gestão dos estoques, varias dessas perdas são muito pouco abordadas nos livros e artigos sobre o assunto mas expressam a realidade do mercado. Abaixo seguem exemplos reais:
1- Comprar volumes enormes para reduzir o preço unitário. Muito comum em rótulos e materiais de pequeno valor que não trarão grande impacto nos indicadores, mas que chegam a levar anos para serem consumidos e trazem grande complexidade para controlar.
2- Grandes perdas por lançamento de produto que não decolam, marketing entra no processo com grande expectativa e depois abandona o projeto.
3- Materiais recebidos em devolução, que ficam mofando dentro da fábrica quando poderiam ser reprocessados, ou descartados de forma rápida.
4- Materiais com validade vencida ou próximo do vencimento, devido à má gestão dos estoques, ou por problema de má comunicação entre a área de logística / planejamento e a área de vendas. No caso deveriam colocar antes os itens em vendas promocionais.
5- Grandes perdas por mudança de matéria prima ou embalagem sem esgotar os estoques existentes.
6- Em empresas metalúrgicas grandes perdas por usar material de maior bitola quando a bitola menor está esgotada.
7- Produtos com má qualidade recebidos e não contestados no ato do recebimento.
8- Grandes diferenças de estoques devido a mau controle de inventário.
9- Perdas com materiais enviados a terceiros e não controlados de forma a assegurar o retorno e produtividade adequados.
10- Produtos estragados e inservíveis mantidos em estoque para não reconhecer perda eminente.
11- Produtos desviados, roubados ou qualquer outro tipo de fraude que afete os estoques.
12- Diretores e proprietários das empresas sendo os primeiros a contribuir com a desorganização e baixa acurácia dos estoques. Pois entendem que podem atropelar os processos em detrimento do atendimentos rápido das necessidades surgidas.
Costumo dizer que um bom MRP, não basta. Lógico que isso é indispensável, mas uma boa gestão de estoques vai muito além disso.
Então destaco abaixo uma pequena lista com alguns sugestões para a boa gestão dos inventários:
SUGESTÕES PARA A BOA GESTÃO DO INVENTÁRIO:
- Um bom MRP muito bem operado.
- Os cadastro e dados mestres devem ser bem controlados, registros e alterações devem ser documentadas, permitindo rastreabilidade sempre que necessário.
- Um sistema de inventário rotativo, com ajustes rápidos e análises da causa raiz e ações corretivas para o caso de divergências importantes.
- Calcular os inventários em dias para todos os itens de estoques, depois colocar em ordem de dias de estoques, do maior para o menor, e tomar ações corretivas.
- Manter separado e identificado, itens em quarentena ou a serem descartados. Definir por norma prazos e responsabilidades .
- Cobrar de vendas, marketing eficiência no lançamento de novos produtos e cobrar das áreas de logística, engenharia ou produção eficiência na utilização de insumos que estão sendo substituídos ou descontinuados.
- Manter grupos de trabalho para avaliar oportunidades como JIT, consignação, células de trabalho e outras medidas para otimização dos estoques.
- Recorrer a profissionais experientes, consultorias e acessar melhores ferramentas de gestão.
- Ter um bom sistema de inventário rotativo. Foi-se o tempo em que se fazia um inventário anual ou semestral que corrigia e ajustava muitas inconsistências. Os estoques precisam estar corretos todos os dias e um sistema eficiente de inventários rotativos ajuda a garantir eficiência dos estoques todos e garantia eficiência na operação do negocio.
- Ter claro que comprar altos volumes não é alternativa para reduzir custos.
- Manter um sistema de apontamento de alto nível. É muito comum problemas nos apontamentos e registros que destroem e tiram a confiabilidade do sistema.
- Acompanhar os níveis de inventários, analisando o estoques em dias não somente por grupos ou para o todo o estoque. Calcule os estoques em dias para cada item de estoque. Não se supreenda se identificar estoques de alguns produtos suficientes para o consumo de vários anos e até séculos.
- Cobre responsabilidade, estabeleça metas, não mantenha no grupo pessoas medíocres.
Manter um sistema integrado bem implementado com boa utilização das funcionalidades do sistema.
- Manter um ótimo cadastro dos itens de estoques com os campos muito bem preenchidos e conferidos.
- Não admitir dois ou mais códigos para o mesmo produto, evitando assim uma grande fonte de divergências.
- Consulte uma consultoria competente e peça um diagnostico.
- Não espere a coisa descambar para buscar melhorias. Por melhor que estejam os estoques sempre há o que melhorar.
Muitas outras coisas podem ocorrer para piorar ou para melhorar os indicadores de inventários. Essa é uma área sensível que requer muito controle, um bom sistema integrado, bons profissionais e conhecimento para ser bem gerida. Nessa área o barato sai caro, cuidado uma economia de 1000 reais em salário pode significar muitos milhares em prejuízo.
Abaixo destaco alguns links sobre gestão de inventários:
Contatos comigo pelo Email arilopessilva@gmail.com
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