Papo de Controller - Parte 2

Resumo do Capítulo I do eBook Papo de Controller


Papo de Controller é  eBOOK / livro é diferente de tantos outros sobre Controladoria. 

É importante que a Controladoria das empresas seja área forte e não sirvam apenas como braço auxiliar da direção, que muitas vezes quer impor práticas não aceitáveis que confrontam as boas práticas e as  normas contábeis vigentes.

Uma Controladoria forte requer um Controller competente e bem preparado para contribuir com informações e dicas valiosas além de uma equipe bem liderada e preparada para praticar das melhores práticas.

Um resumo sobre o CAPÍTULO I  - PAPO SOBRE CONFIGURAÇÃO DA CONTROLADORIA

 Configuração da Controladoria

A Controladoria deve ser configurada de forma a fornecer 

suporte e até incentivar a tomada de decisões. 

Para isso, informações ágeis de qualidade devem ser providas por uma área eficaz e bem estruturada.

Obter eficiência e eficácia na gestão de todos os itens constantes em cada um dos círculos contribuem para um importante conjunto de procedimentos sobre os processos e controles.

Reportes Financeiros

Devem ser providos de forma adequada ao nível do usuário. Entenda-se por Reporte Financeiro todo tipo de informação que pode ser disponibilizada em papel, em tela de computador ou de outras maneiras.

O profissional que recebe a informação tem obrigação de avaliar o conteúdo e sempre que algo chamar a atenção, deve o profissional indagar ou comunicar o fato e tomar ou sugerir a adoção de medidas corretivas.

Grandes Corporações costumam comentar, analisar e até debater resultados em reuniões bem estruturadas que normalmente ocorrem mensalmente. 

Indicadores de Desempenho

Muitas empresas atualmente se utilizam de Sistemas de Gestão de Indicadores de Performance. 

A útilização de indicadores de performance bem escolhidos e monitorados com eficácia e agilidade serão de extrema ajuda.

Empresas bem administradas possuem dados históricos disponibilizados e analisados e metas estratégicas definidas para os Indicadores de Performance. 

Um bom sistema de gestão dos indicadores de desempenho em conjunto com um sistema de reporte das demais informações para gestão e controle providos por uma área de Controladoria eficaz, propiciará importante 

ferramentas para Tomada de Decisão com foco em Melhoria Contínua levando a empresa a um desempenho otimizado.

O Balanced Score Card (BSC) é uma das melhores formas de Gestão de Indicadores de Performance.

O BSC foi inicialmente criado para gestão de indicadores, mas a ferramenta é tão poderosa que se tornou uma  ferramenta de Planejamento Estratégico. 

Requisitos para a prática de uma Controladoria de primeira linha

Manter um sistema de Planejamento de Longo, Médio e Curto Prazos com detalhe suficiente que permita fazer simulações rápidas e detalhadas e Projetar Cenários a nível de empresa como um todo, por produto, por unidade de negócio, por cliente, etc. 

Assegurar reporte contábil de qualidade,incluindo atendimento das normas contábeis, prazos de disponibilização das informações ágeis e formato adequado.  

Coordenar sistemas de gestão de indicadores de desempenho, planos de melhoria contínua, aumento de eficácia e eficiência e foco na adoção das práticas seguidas nas melhores empresas de classe mundial.

Dar suporte e ser a área chave para o desenvolvimento de estudos especiais, que não ocorrem em situação de continuidade. Estudos podem envolver:

ü Aquisições

ü Vendas de partes ou o todo de empresas ou marcas,

ü Lançamento de novos produtos,

ü Estudos aprofundados de planejamento tributário

Reportar, acompanhar e interagir com as principais pessoas que influenciam nos resultados da empresas, o que inclui funcionários de todos os níveis, fornecedores, clientes e o outros parceiros da empresa, sempre com foco em obter um sistema justo, onde a relação ganha-ganha seja objetivada.

No entanto, tenho visto profissionais experientes e qualificados que coordenam Controladorias fracas, onde a vontade dos diretores e gerentes muitas vezes prevalecem sobre o que as melhores práticas recomendariam.

Observação: Conheci um Presidente de empresa que em todo fechamento contábil sentava-se ao lado do Controller e não saía enquanto os resultados não melhorassem consideravelmente em relação aos primeiros e melhores números divulgados.

Coisas como reclassificar gastos de uma conta para outra, postergar provisões necessárias, classificar como ativo fixo o que seria gasto de manutenção, atrasar start up de obras em andamento e muitas outras coisas eram praxe.

Como Controller, muitas vezes tive que dizer não aos meus superiores, e nunca tive maiores problemas com isso.

Quando a mensagem é bem fundamentada ela é entendida. Mas se fosse o caso de abrir mão de boas práticas e se sujeitar a manobras e desejos de superiores eu preferiria buscar outro lugar para trabalhar.

Hoje a margem de manobra está menor pois as práticas contábeis, sistemas de compliance e códigos de ética, representam uma certa evolução mas isso não blinda as empresas contra más práticas e más intenções.

Precisamos fortalecer a figura do Controller, e com o fortalecimento as empresas só têm a lucrar, principalmente em períodos com o que vivemos de forte turbulência econômica e política. 

O Conhecimento é importante para a figura do Controller, mas a postura profissional é o requisito número um. Por isso gostaria de adicionar mais esse quesito como Requisito para a prática de uma Controladoria de primeira linha

Responsabilidades da Função Contábil

Há algumas décadas a contabilidade se prestava basicamente para:

- avaliação dos estoques

- atendimento de necessidades fiscais;

- reportar contas contábeis, como por exemplo: Contas a Receber, Caixa, Ativos Fixos, etc. 

Com o passar do tempo a função contábil incorporou a função gerencial, que implica:

- Suporte para tomada de decisões;

- Planejamento e Controle do Negócio;

- Controle e melhoria contínua do negócio.

Tudo isso visando obter eficiência e eficácia de forma a contribuir com a otimização do Lucro e no EVA na Organização.

Também deve ser foco da Controladoria a rígida obtenção de boas práticas no controle do patrimônio e gestão financeira para organizações com fins lucrativos ou não.

Em empresas de maior porte a função financeira é delegada a um gestor financeiro ficando o controle mais focado na parte econômica do negócio.

Ainda mais recentemente passou a contabilidade a incorporar, principalmente em empresas pequenas novas responsabilidades como:

ü  Serviços Computadorizados que dentre outras funções implica em assegurar eficácia na utilização dos sistemas integrados;

ü  Auditoria operacional, auditoria de parecer de balanço e auditoria de impóstos;

ü  Gestão ou participação destacada no uso de ferramentas de otimização de processos e planejamento. Como por exemplo: Custos da Qualidade e Balanced Score Card.

                                                   

Quando Gerentes e Diretores querem manipular dados contábeis

Por ser a contabilidade a área que deve registrar dados que atestem a saúde financeira e econômica da empresa, ela está passiva de receber influência de gerentes, diretores e outros interessados visando influenciar ou maquiar resultados, de forma a mostrar a coisa melhor do que éla realmente ocorre. 

A Ética e o comportamento do Profissional de Contabilidade

Existe forte preocupação em como a ética determina o comportamento dos profissionais de contabilidade, e como o staff da Controladoria vê o seu papel dentro da organização.

Impacto das Mudanças no ambiente dos Negócios nas funções da Contabilidade

Anderson e Bragg (2004:3) ressaltam que a multiplicidade das mudanças no ambiente dos negócios tem alterado o papel da função da Controladoria. 

Uma mudança no ambiente do Negócio diz respeito às funções relativas aos serviços computadorizados. Nas grandes empresas essa função não diz respeito à Controladoria.

O conhecimento e o envolvimento do Controller nos assuntos relativos a sistemas computadorizados é de fundamental importância, tenha ele responsabilidade direta ou não sobre tal área.

Adicionalmente ao processamento das transações contábeis cresce a importância da análise da Controladoria com relação a temas ligados à competitividade e rentabilidade.

Atividades como análise de preços e de margens por produto, por cliente e por região ganham importância.

Também fazem parte do moderno escopo do trabalho da Controladoria a determinação e revisão contínua de custos planejados de novos produtos o que implicará em alguns elementos como:

ü  visão futura dos custos através de planejamentos, simulações e estudos detalhados.

ü  relato e análise de custos não relacionados a produtos.

ü  controle contábil de operações terceirizadas.

ü  gestão contábil financeira de um grande número de contratos.

Esses elementos envolvem processos para as quais a contabilidade atual deve assegurar registros e controles eficazes.

O staff contábil precisa agora saber como selecionar, implementar e operar softwares contábeis. Os sistemas contábeis são as ferramentas que a contabilidade dispõe para registrar e controlar os deversos dados contábeis.

Sistemas são um meio e não o fim. Muitas empresas confundem isso e passam a gerir seus negócios em função dos sistemas integrados. 

Empresas investem fortunas em sistemas como SAP,  J.Edwards, TOTVS e Datasul, Microsiga e outros, mas não raro os usam de forma incompleta e inadequada.

A figura do Key User, ou usuário chave é fundamental para o sucesso na utilização dos sistemas integrados. O Key User será um multiplicador dos conhecimentos das funcionalidades do sistema.

Transações Virtuais

Atualmente muitas transações que ocorrem são virtuais. A área contábil deve processar essas transações e assegurar que as empresas tenham os controles necessários.

No passado os registros contábeis eram totalmente baseados em papéis, hoje as transações contábeis muitas vezes ocorrem virtualmente. 

Exemplos:

Ø 
Sistema de cobrança bancária e outros sistemas de troca eletrônica de dados (EDI);

Ø  Sistemas que dispensam papel através de documentação digitalizada.

Ø  O próprio governo vem aumentando seu controle atraves das transmissões eletrônicas requeridas pelos SPEDs fiscais.

A área contábil deve ter ou buscarem preparação compatível com a necessidade requerida para os processamentos virtuais serem efetuados com qualidade.

Transações que envolvem dois ou mais países.

O mundo dos negócios está internacionalizado. Transações que envolvem dois ou mais países ocorrem com grande intensidade. Isso tem trazido maior complexidade para as transações contábeis.

Se faz necessário que a Contabilidade saiba documentar e processar operações envolvendo câmbio incluindo:

- apuração de ganhos e perdas com exportações e importações (efeitos cambiais);

 - trabalhar com cartas de crédito e operações de hedge que são instrumentos concebidos para reduzir o nível de risco com operações que envolvem moeda estrangeira;

- assegurar que adiantamentos para importação e cálculos de custos de importação e atribuição de valor contábil aos estoques importados estejam corretos. Isso inclui documentação de custo complementar de importações que costumam chegar com atraso, mas é necessário efetuar provisões dos custos que ainda não chegaram mas que segundo o regime de competência se fazem devidos;

- influir para que ganhos cambiais sejam otimizados e as perdas minimizadas. Isso pode requerer conhecimentos avançados e por vezes até negociações com instituições financeiras.

Corte de funcionários

Algumas empresas reduzem funcionários que devem efetuar controles essenciais e os controles passam a ser mal ou até mesmo deixam de ser executados. Pode ocorrer que tais empresas passem a reportar certos ganhos na gestão dos processos e escondam perdas enormes por estarem os processos mal controlados.

Sem uma Controladoria eficaz podem ocorrer:
- muitas perdas nas importações;
- muitos adiantamentos sem prestação de contas; 
- muitos custos de armazenagem pagos em excesso, que muitas vezes ocorrem para esconder estoques de excesso ou compras por mal planejamento ou por queda de vendas dos produtos. 

Mapear potenciais perdas por falta de controle e adequada gestão é uma responsabilidade avançada do Controller.

Reduções de funcionário poderá e certamente em algum momento irá ocorrer, mas elas devem ser decorrentes do aumento de eficiência e da revisão com melhoria nos processos.

Empresas com Múltiplas Filiais

No caso de empresas multinacionais com multiplas filiais existem procedimentos entre empresas que implicam na aplicação de técnicas específicas. No capítulo VII apresento um tópico sobre procedimentos entre unidades de um mesmo grupo (procedimentos inter company ).

A existência de empresas com múltiplas subsidiárias e o intenso processo de fusões e aquisições trazem para a esfera contábil novas e complexas responsabilidades.

Organizações com múltiplas filiais requerem controles das transações entre empresas (operações inter-company ). Esse tipo de empresa também pode proporcionar sinergias importantes no caso de adoção de gestão regional de processos.

É comum encontrarmos gerencias regionais em empresas com atuação em diversos países. A gestão regional facilita a padronização dos processos, mas exige um perfil profissional mais qualificado e com melhor poder de comunicação.

Numa grande multinacional europeia onde atuei a central de computação da unidade brasileira era na Espanha. Posteriormente as operações de contas a receber e contas a pagar passaram a ser processadas nas Filipinas, que efetuava o trabalho da área para cerca de uma centena de unidades em diversos países.

Responsabilidades da Função Contábil                                                                             

São diversas as responsabilidades da função contábil. Importante é se ter em conta que a função contábil deve se atualizar e acompanhar as necessidades de seu tempo.

Muitas funções importantes hoje, no passado não existiam. Isso faz com que profissionais não versáteis que não se atualizam fiquem despreparados, passando a ser fortes candidatos à substituição.

Um bom exemplo disso são os crescentes estoques em poder de terceiros. Devido às terceirizações e foco nos negócios fim ( core business ), as empresas precisam controlar muitas movimentações e estocagens em empresas terceirizadas.

Anderson e Bragg (2004:4), separam as responsabilidades da função contábil em três grupos, a saber:

Responsabilidades Tradicionais:

·       Processamento do Contas a Receber

• Processamento das transações que envolvem Ativos
• Processamento das transações que envolvem Débitos

      

Responsabilidades Novas

• Transações com Permutas de bens ou serviços
• Coordenação e consolidação da contabilidade das subsidiarias
• Conversão de moedas
• Análises de Margens
• Análise de custos de não-produtos
• Seleção, implementação, e operação de softwares contábeis e sistemas relacionados
• Custos-Meta ( Target Costing )

Novas Responsabilidades em empresas pequenas

·         Instalação e manutenção de sistemas de serviços computadorizados

·         Transações com Hedge e cartas de crédito

·         Auditoria Interna

A função contábil tem incorporado uma série de responsabilidades que faz dela uma parte integrante da organização. 

O grupo contábil frequentemente se vê envolvido com decisões relevantes, e o Controller como líder desse grupo frequentemente é chamado a sentar no comitê executivo da empresa para opinar sobre temas como fluxo de caixa, aquisições, preços e outros tópicos relevantes.

Uma importante área na qual o papel da contabilidade vem mudando diz respeito aos processos. 

Quando uma outra área da empresa muda, ela sofre mudança em seu processo, imediatamente a área contábil deve adequar essa alteração no sistema de processamento das transações com o fim de evitar erros.

Exemplo:

Uma área de manufatura passa a utilizar Just in Time ou um departamento produtivo terceiriza uma linha de produção completa.

Quando ocorrem mudanças significativas nos processos alguns controles precisam ser adequados, substituídos ou eliminados.

O Papel do Controller

O Controller é o profissional que gerencia uma serie de atividades chave na empresa, que monitora ativos e entrega demonstrativos financeiros, tudo isso em conformidade com os padrões exigidos nas normais contábeis vigentes e dentro das melhores regras de governança corporativa.

Fator chave no Papel do Controller diz respeito a necessidade de ser o Controller estar preparado para exercer uma interação ampla com os vários departamentos da empresa.

O Controller também tem  o papel fundamental de coordenar uma equipe capacitada e preparada para fazer face às modernas atribuições da função contábil e para dar suporte às áreas de negócio e outras áreas operacionais, na gestão da empresa.

Resumidamente, podemos destacar que:

O papel do Controller tem se expandido de um Contador voltado para atribuições básicas, para um profissional voltado para gerenciamento com habilidades interpessoais que o qualifica a interagir com outros departamentos, bem como gerenciar atividades de um crescente e bem preparado grupo de colaboradores. Desta forma o papel do Controller requer pelo menos muita experiência em gerenciamento moderno , liderança, ética e amplo conhecimento contábil.

 Impacto da Ética no papel da Contabilidade

O Controller e seu staff, desempenham um amplo papel com relação à orientação sobre aspectos éticos na empresa.

Exemplo de problema ético:

Se o Controller segue continuamente às pressões da direção da empresa para modificar ainda que minimamente as demonstrações financeiras. Isso pode levar a mais e mais alterações.

Outro exemplo pode ocorrer quando as normas relativas aos relatórios de despesas são frequentemente desacatadas. A não intervenção do Controller se configura em um grave problema de ética contábil.

Se o Controller não segue os mais elevados padrões éticos, o resto do grupo contábil não terá um líder para seguir. Por outro lado não é suficiente apenas mencionar que os mais elevados padrões éticos devem seguidos, se tais padrões não estão bem definidos.

Códigos de Ética

Para evitar questões de ordem ética o Controller e/ou a Direção da empresa devem criar, implantar e cuidar do cumprimento de um adequado código de ética.

Alguns pontos a serem tratados nos códigos de ética:

Ø  leis antitruste;

Ø  cartão corporativo

Ø  uso de ativos da empresa

Ø  negociações de contratos;

Ø  conflitos de interesse;

Ø  brindes;

Ø  disposição de resíduos;

Ø  boicotes internacionais;

Ø  despesas com viagens;

Ø  gastos em geral reembolsáveis por relatórios de despesas;

Ø  contribuições a políticos;

Ø  conservação e uso de ativos;

Ø  padrões de conduta;

Ø  local e segurança no trabalho;

Ø  preconceito e discriminação;

Ø  confidencialidade de informações financeiras e não financeiras.

O GRUPO CONTÁBIL tem alplo papel de reforçar os padrões éticos na empresa.

O CONTROLLER deve ter o maior interesse em montar um código de ética que o grupo contábil possa assumir e assegurar de forma a manter padrões apropriados.

Baseado em Anderson e Bragg (2004:7)

 Responsabilidades do Controller

Masayuki ressalta que o Controller desempenha sua função de controle de maneira muito especial ao organizar e reportar dados relevantes exerce uma força ou influência que induz os gerentes a tomarem decisões lógicas consistentes com a missão e objetivos da empresa.

O campo coberto pela Controladoria e tão vasto que nenhuma definição breve pode dar uma ideia da real natureza da função da mesma.

As responsabilidades do Controller podem variar de empresa para empresa de acordo com as atribuições que lhe são delegadas.

O tamanho da empresa pode influenciar sobremaneira nas funções atribuídas ao Controller.

Em empresas menores o Controller muitas vezes é responsável por áreas como auditoria e informática. Desta forma, enquanto em outra empresa o Controller pode responder pela área de Planejamento Tributário e Auditoria, em outra empresa tais áreas podem se subordinarem diretamente ao Diretor Financeiro.

Destacam-se basicamente duas escolas no que diz respeito às atribuições do Controller :

ü  Escola Européia - o Controller é mais um elemento de staff responsável pelo arremate dos demonstrativos contábeis e relatórios de informações gerenciais.

ü  Escola Americana - O Controller é o principal responsável pela área contábil envolvendo Contabilidade, Custos e Orçamentos, Relatórios financeiros e as vezes Auditoria.

Quando não há a figura do Controller

Em muitas empresas não há o executivo com o título de Controller, em tais casos as responsabilidades inerentes a esse profissional são assumidas por outros, tais como Diretor Financeiro, Gerente Financeiro, Contador, entre outros.

Isso contudo, não significa que nessas empresas inexistam as funções que normalmente são assumidas pela Controladoria, pois elas passam a ser executadas por outros executivos, sendo que por vezes até a alta direção é envolvida.

Envolvimento do Controller na rotina do departamento

É comum encontrarmos trabalhos de rotina atribuídos ao Controller, que o torna envolvido com detalhes específicos ou rotinas operacionais, que acabam removendo-o do que seria o seu papel principal de assessoramento e suporte à direção da empresa com relação a aspectos relativos a gestão de curto, médio e longo prazos.

Muitos são os profissionais centralizadores eles são tão envolvidos na rotina que não conseguem atuar de forma estratégica.

O Controller que se envolve demasiadamente em assuntos de rotina, chamando para si todas as decisões é um indicativo de que algo está errado.

Normalmente esses perfis não formam sucessores e estão mais preocupados em manterem seus empregos do que em capacitar seus colaboradores.

A equipe do Controller deve ser formada por supervisores e / ou analistas com vasto conhecimento dos processos de suas áreas. Esses profisisonais devem ter autonomia e responsabilidade delegada para que as decisões não fiquem centralizadas com o Controller.

O Controller e a sua coordenação.

Em muitas empresas o Controller reporta-se a um Diretor Financeiro ou Vice-Presidente Financeiro dependendo do porte da empresa.

Em grandes corporações é comum encontrarmos Controller com atuação específica em determinadas áreas. É o caso do Plant Controller ou Controller de fábrica. Muitas vezes o Controller da fábrica ( Plant Controller ) ou Controller de Negócios ( Business Controller ), respondem diretamente às suas áreas operacionais, mantendo apenas uma ligação indireta à área Contábil Financeira ( dotted line).

 Organização da Controladoria

A estruturação da área de Controladoria não se submete a um modelo padrão. Cada empresa estruturará essa área levando em conta:

- Características básicas da Controladoria em todas empresas

Algumas funções da controladoria existem praticamente em todas as empresas. Elas são as características comuns a praticamente qualquer negócio independentemente do ramo de negócio.

Exemplos:

Controle dos ativos fixos e Geração de demonstrativos contábeis são obrigações usuais que devem ser atendidas de forma similar nas diversas empresas independentemente do ramo.

- Características específicas da Controladoria decorrentes do tipo de empresa e ramos de negócio

A estruturação da área requererá que se leve em conta as características próprias da empresa e do ramo de negócios.

Alguns pontos que são importantes para uma empresa já não o são para outra.

Exemplo: em um supermercado o controle dos estoques assume grande importância enquanto em uma transportadora temos os custos de manutenção e operação da frota como itens essenciais a serem bem controlados.

  

Deve o Controller estar capacitado a avaliar as necessidades específicas de controle de cada empresa.

Mas existe aquele tipo de profissional que só tem um sistema na cabeça e quer replicá-lo em qualquer empresa, independentemente de suas características.

O GRUPO CONTÁBIL

ü  O grupo contábil processa transações para suportar a operação do negócio.

ü  O grupo deve dispor de um conjunto de funcionários bem preparados e capazes de liderar os processos relativos à gestão contábil.

ü  É requerido ao grupo capacidade de interagir com sistemas integrados.

ü  Deve o grupo ter conhecimentos atualizados das normas contábeis e estar com os trabalhos em dia e com os processos requeridos executados com eficácia.

ü  É requerido conhecimentos a nível avançado e informatica e também de sistemas integrados.

ü  Conhecimento das Boas Práticas para a área e Treinamentos frequentes também são necessários.

ü  Deve-se somar a tudo isso aspectos como Postura e Ética.

A Ética deve pautar o comportamento dos profissionais da Controladoria. A empresa deve definir como ela vê o papel da Controladoria dentro da organização.

Desafio do Grupo Contábil

O desafio do grupo contábil consiste em:

Deixar de ser um grupo introvertido que processa informações em papel ou virtuais tornando-se um grupo versátil que trabalhe com as diversas partes da empresa e que esteja disposto a modificar seus sistemas de forma a acomodar as necessidades dos outros departamentos conforme requerido atualmente no moderno ambiente onde os negócios ocorrem.

São poucos os grupos contábeis dinâmicos onde seus participantes costumam visitar o chão de fábrica no caso de indústrias, o estoques e até fornecedores e clientes.

Grupo de Colaboradores e a Controladoria

ü  Empresas devem ter estruturas pequenas, econômicas e eficientes. Os grupos devem ser reduzidos e altamente qualificados.

ü  A gestão deve ser voltada para resultados, o treinamento e a normatização devem ser constantes.

ü  Foco em melhoria continua e busca de eficácia no processos precisam ser buscados.

ü  Serviços não relacionados ao negócio fim "core business" tendem a ser terceirizados cada vez mais.

ü  O corpo funcional das empresas precisa ser técnico e qualificado. Os profissionais necessitam além do conhecimento técnico da área, também de conhecimentos gerais e devem dominar informática e até outras idiomas.

Mas o requisito principal exigido do funcionário da Controladoria está na postura adequada que o leve atuar com ética e com integridade.

A equipe da Controladoria deve ser dimensionada de forma a atender as necessidades de recursos humanos necessários ao cumprimento das funções da Controladoria.

Tanto um sub como um super dimensionamento dos recursos necessários serão prejudiciais.

Um grupo de funcionários com boa formação e educação para trabalhar na área é fundamental para o alcance dos objetivos.

Especial cuidado deverá ser tomado no que tange às admissões dos funcionários, visto que uma admissão errada pode gerar prejuízos consideráveis. 

Recomenda-se que sejam esgotados os recursos de avaliação admissional. Assim, os testes de conhecimento técnico, avaliação do perfil psicológico, análise curricular e outros, não devem ser prescindidos.

Cada funcionário deve ter uma descrição de funções detalhada (job description) e definição das responsabilidades oficialmente estabelecidas.

Avaliações funcionais, planos de treinamento, plano de carreira, rodízio de funções (job rotation), são instrumentos de vital importância não só na organização da Controladoria mas de toda a empresa.

O rendimento dos colaboradores da Controladoria está altamente relacionado à capacidade de motivação e estilo de liderança do Controller.

Manuais de Procedimentos

Um bom manual de procedimentos deve ser claro e conter passo a passo como devem ser executadas as principais atividades da empresa. Os manuais também contribuem para a avaliação dos processos e atividades a que dizem respeito.

O simples fato de documentarmos alguns processos através de manuais de procedimentos não raro evidencia necessidades de tais atividades e processos serem melhorados, ou até mesmo eliminados (processos discricionários ), outras vezes os processos avaliados são terceirizados ( outsourcing ).

Como outras áreas a Controladoria requer recursos para seu funcionamento.

Vejam os recursos requeridos para o funcionamento da Controladoria e de tantos outros departamentos das empresas:

1- Recursos Humanos – privilegiar qualidade em detrimento a quantidade. Avaliar se vale a pena terceirizar com trabalhar com empresas externas sob demanda;

2- Recursos Tecnológicos – automação, atualização tecnológica, incluindo recursos de informática ( software e hardware ). Antes de determinação a aquisição de um ou outro recurso deve ser feita exaustiva análise de viabilidade, buscar referências de mercado e desenvolver projetos de implementação;

3- Recursos de estrutura – localização, instalações, etc. Empresas devem trabalhar de forma otimizada evitando baixo aproveitamento ou até recursos ociosos.

4- Recursos para capacitação – treinamento, plano de carreira, Job Rotation Os recursos que envolvem a capacitação do capital humano estão entre os mais importantes e devem ter a coordenação de uma área de RH competente sob a coordenação de uma direção eficaz.

 A Informação Contábil

Conforme Masayuki, a adequação dos sistemas de informações ao processo de planejamento e controle requer o preenchimento de três requisitos principais:

1- Forma – Diz respeito ao conteúdo, isto é, utilidade das informações;

2- Idade – Diz respeito ao intervalo entre a data do fato relatado e a data da informação, ou seja, no momento da tomada de decisões as informações requeridas deveriam estar disponíveis (oportunidade);

3- Frequência – diz respeito à periodicidade da informação.

Segundo Mossimam em Figueiredo e Caggiano, página 28,

"A Controladoria pode ser conceituada como o conjunto de princípios, procedimentos e métodos oriundos das ciências da Administração, Economia, Psicologia, Estatística e principalmente da Contabilidade, que se ocupam da gestão econômica das empresas, com o fim de orientá-las para a eficiência".

Definição de Controladoria

Eu prefiro e adoto a seguinte definição:

O trabalho da Controladoria consiste basicamente no registro e reporte de dados e pode ser definido superficialmente como a função que engloba o registro e utilização de todos os fatos pertinentes aos propósitos de:

1-Controle e proteção de ativos;

2-Cumprir com as obrigações legais;

3-Propiciar à direção da empresa informações que irá auxiliá-la no PLANEJAMENTO e CONTROLE das operações.

Falando um pouco mais sobre os três propósitos do trabalho da Controladoria:

 

Detalhamento das funções do Controller

Anderson & Bragg apresentam interessante divisão das atribuições do Controlller, a parte seguinte baseia-se no livro Controllership dos referidos autores

A Definição de Controladoria nos remete a um Sistema de Gestão que eu batizei de 

SISTEMA RRAU DE GESTÃO 

Vejamos a Definição de Controladoria

O trabalho da Controladoria consiste basicamente no registro e reporte de dados e pode ser definido superficialmente como a função que engloba o registro e utilização de todos os fatos pertinentes aos propósitos de:

1-Controle e proteção de ativos;

2-Cumprir com as obrigações legais;

3-Propiciar à direção da empresa informações que irá auxiliá-la no PLANEJAMENTO e CONTROLE das operações.

Consideremos os termos destacados e também o terceiro propósito que a Definição de Controladoria nos apresenta.

- Registro, Reporte e Utilização. Propiciar à direção da empresa informações que irá auxiliá-la no PLANEJAMENTO e CONTROLE das operações.

Acrescentei a esses termos acima também a palavra Análise.

Então fica assim:

Na Controladoria o propósito de Planejamento e Controle de Operações implica em:

Registro de todas as transações que implicam em modificações na Situação Patrimonial da Empresa incluindo também o DRE.

O registro deve ocorrer no tempo correto observando o Regime de Competência e da forma correta observando a devida classificação contábil.

Existem muitos problemas de Registro inadequado na gestão das empresas. Um exemplo clássico disso é a área de estoques onde as movimentações não são registradas corretamente ou não são registradas no momento em que ocorrem.

Algumas informações caso não estejam encerradas devem ter os valores estimados. Custos e Despesas relativos ao mês encerrado mas que ainda não tiverem notas fiscais apresentadas deverão ser provisionados. É melhor ter um resultado ainda que aproximado nos primeiros dias úteis do mês seguinte ao mês encerrado, do que ter números exatos quando a empresa já está caminhando para o encerramento mês.

Obter qualidade no registro efetuados nos sistemas integrados é uma das principais funções da Controladoria, Contabilidade e toda a área financeira.

Reporte diz respeito a levar as informações registradas devidamente processadas na forma de Relatórios, Gráficos, Tabelas ou quaisquer outras formas. 

Quando falamos em reporte dois aspectos principais podem ser destacados:

- O primeiro é a forma. O formato deve ser adequado ao usuário. Informações para a cúpula da empresa devem ser sintéticas e já com algumas análises agregada.

Por exemplo: 

Você está reportando uma venda 15% abaixo do que estava previsto. Ao encaminhar uma informação desse tipo para uma Diretoria, a mesma deve ser acompanhada por explicações dos motivos pelos quais as vendas ficaram 15%, que pode ser por perda de volume, por menor preço, pela concorrência agressiva enfrentada, etc...

Costumo sugerir que adotem o que em Inglês chamamos em sistema "Drill Down" onde as informações veem fechadas, mas se você clica na informação ela é aberta de varias formas:
- por cliente;
- por produto;
- por centro de custos;
-  etc. 

Para saber mais sobre uma boa forma de Reporte, incluindo o efeito Drill Down vejam:

P & L Based Analysis / Análise Baseada no Demonstrativo de Resultados

O segundo aspecto a ser cuidado no Reporte diz respeito ao tempo, ou seja, ao momento em que a informação é Reportada.

Empresas precisam ter informações de forma rápida. Em alguns casos as informações podem ocorrer "on Line" ou em "Real Time". Já outras informações são mensais em sua maioria e também trimestrais e anuais.
Em muitas empresas é comum os relatórios gerenciais referentes ao fechamento do mês encerrado serem apresentados no meio ou até no final do mês seguinte. A boa prática manda que relatórios gerenciais sejam disponibilizados nos primeiros dias após serem encerrados os meses, se possível no primeiro dia.

Nas melhores multinacionais é comum os resultados das afiliadas serem divulgadas nos primeiro ou segundo dia útil do mês seguinte, propiciando que a consolidação dos resultados ocorra a partir do terceiro dia útil.

Vamos tomar o exemplo do Reporte do fechamento do mês encerrado. Boas empresas já possuem o resultado das Vendas, Despesas, Custos e Resultado nos primeiros dias úteis do mês seguinte. Já outras somente conseguem ter as informações desejadas depois de varias semanas, o que por vezes extrapolam até o período de 30 dias.

Um bom Controller faz mais do que isso. Ele está sempre com boas previsões na mão e assim que encerra o mês, ele consegue ter um resultado preliminar muito próximo ao real de forma muito rápida. Trabalhando em algumas empresas eu estava acostumado a ter o fechamento do mês praticamente no primeiro dia útil do mês seguinte.

Já Contadores tradicionais e conservadores estão preocupados em reportar as informações de forma exata e não liberam reportes informativos sem que estejam totalmente finalizados.

Em suma o Reporte de Resultados deve ocorrer na forma adequada e no tempo certo. Isso é o que difere bons sistemas de sistemas ruins para apoio à Gestão.

Veja também 

Fechamento de Resultado Mensal com Rapidez e Qualidade - Boas Práticas no P&L

Análise - Ao reportar dados você deverá já ter em mãos uma Análise das principais variações ocorridas. É muito comum empresas trabalharem com sistemas de metas e comparativos com dados planejados e com períodos anteriores. Fatalmente muitas questões surgirão e se o Controller estiver desinformado tal fato poderá ser prejudicial para sua imagem. Lógico que ele poderá mencionar que tal fato foi verificado e que a análise está em curso devendo ser concluída em X horas.

Quando ocorrerem variações importantes nas vendas, a primeira coisa a ser feita e quebrar essas variações em Variações de Volume e Variações de Preços. Mas mostrar essas quebras ainda requer análise detalhada dos reais motivos que estão por trás de cada uma dessas variações. Análises por cliente, produto e mercados poderão ser necessárias.

Vejam: 

Como calcular variações de preços e de volumes nas vendas.

Já outras variações nos Custos e Despesas principalmente, precisam ser amplamente analisadas e explicadas aos recebedores dos Reportes. 

Utilização - Por fim temos a utilização dos Reportes e Análises informados. Bons sistemas de Reportes devem induzir à tomada de decisões e adoção de ações corretivas sempre que necessário 

Empresas que trabalham com Planejamento devem reportar resultados reais comparativamente com dados orçados e com períodos anteriores.

Quando algumas variações ocorrem e a tendência é alcançar um resultado previsto diferente do resultado planejado, e caso a diferença seja relevante, as empresas devem fazer um Re- Planejamento, que em inglês chamamos de Forecast.

Efetuar Forecasts é uma das responsabilidades da Controladoria para a qual é necessário que se trabalhe juntamente com outras áreas envolvidas como Vendas e Produção.

Conclusão 

Essa foi uma breve apresentação do Sistema RRAU de Gestão onde cada letra tem o seu significado e onde 

uma Gestão Eficaz tende a fazer a diferença.

R - Registro

R - Reporte

A - Análise

U - Utilização

Função de Planejamento "Planning function"

A função implica em:

ü  Estabelecer e manter um plano integrado de operação é a principal função Controller. O objetivo do negocio é lucro, e o planejamento é necessário para buscá-lo. As empresas devem ter um planejamento integrado, onde haja participação e comprometimento de todos. 

 O planejamento não deve ser o planejamento doController, mas de todos. 

  A atuação do Controller deve ser de coordenador que coleta e junta informações, mantendo o planejamento como elemento de gerenciamento do negocio.

ü  Assegurar que o plano de vendas atenda às políticas e objetivos em níveis de região, cliente, produto, etc...

ü  Assegurar que os pressupostos sejam alcançáveis e compatíveis com dados históricos, por exemplo valor de vendas líquidas por cliente.  Assegurar que o plano de produção esteja compatível com as infraestrutura de produção e, também compatível com o plano de vendas, Isso envolve projeção de volumes, custos, recursos, etc...

ü  Assegurar um plano detalhado de despesas adequado com as atividades planejadas e com dados históricos,

ü  Verificar se haverão suficientes fundos para as atividades planejadas.

Após o plano ser preparado, juntamente com a direção da empresa deve-se avaliar:

ü  O Plano é realista?

ü  Ele reflete as condições econômicas previstas para o período plano?

ü  Produtos descontinuados, baixa de equipamentos ou produtos, e outros custos e despesas não usuais foram considerados?

ü  O Plano contempla expectativas de ROI, EVA, etc.



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