terça-feira, 26 de março de 2019

Como elaborar o seu primeiro Budget - Orçamento


Muitas Empresas ainda não elaboraram os seus primeiros Budgets.

Alguns clientes se surpreendem com a rapidez e custo benefício da elaboração de seus primeiros Budgets

Então vou dar algumas DICAS PARA ELABORAÇÃO DO PRIMEIRO BUDGET.

DICA NÚMERO UM - Nada de planilhas prontas.

Pode ser que uma outra planilha possa te ajudar mas antes de qualquer coisa procurem entender o processo do Budget.

DICA NÚMERO DOIS - Organize dados históricos

Obtenha e monte bancos de dados com os dados históricos envolvendo Receitas, Custos, Despesas, Volumes, Detalhes por produto por Cliente, etc. Pode ser feito de forma prática e simples.

Ordene os dados de Balanço que envolvem Investimentos, Capital de Giro e outras informações de balanço, mas de maior destaque para o DRE.

DICA NÚMERO TRÊS - Obtenha um Planejamento Estratégico

O orçamento deve ser alinhado com o Planejamento Estratégico. Por isso, é necessário tê-lo atualizado, Se a empresa não tiver faça uma versão simplificada de Planejamento Estratégico. Costumo fazer isso em 1 dia. O conhecimento de mercado,  estimativa de Market Share, uma visão da concorrência, a elaboração de uma SWOT analysis serão de grande valia. Destaque três ou quatro variáveis e planeje onde você deverá estar em 2 a 5 anos no mínimo. Analise fatores críticos e avalie diferentes cenários. O Budget Tático ou Operacional que compreende o período de 1 a 2 anos deverá estar alinhado com o Planejamento Estratégico.

DICA NÚMERO QUATRO - Identifique Indicadores de Desempenho

Orçamentos eficazes devem trabalhar não somente com projeções de números de de outros indicadores relevantes que acabam impactando fortemente nos resultados. Exemplos desses indicadores: Volumes de Venda e de Produção, Utilização de Capacidade Instalada, Índice de OEE e outros indicadores.

Dependendo do Negócio serão selecionados indicadores importantes e específicos para o negócio. Por exemplo: Custos de Manutenção da Frota numa transportadora ou Giro dos Estoques e Margens praticadas num Supermercado.

DICA NUMERO CINCO - Separação do P&L ou DRE em fixos e variáveis

Os DRE deve ser diferente da versão contábil e ter muito mais detalhes. Ele deverá mostrar detalhadamente custos e despesas variáveis e fixas separadamente além de dar destaque para alguns itens relevantes como fretes, comissões,etc. Coloque também informações de volumes. Assim você poderá dividir as receitas e custos pelos volumes obtendo custos e receitas unitários.

DICA NÚMERO SEIS - Elabore pelo menos 3 Budgets.

Um que costumo chamar de Basic Business que seria a extrapolação dos dados históricos mais inflação e variações esperadas nas Receitas, Custos e Despesas.

Elabore um segundo Budget específico referente as ações para crescimento das receitas e volumes. Isso inclui novos desenvolvimentos, novos clientes, exportações, novas filiais, enfim são melhorias em Vendas que levarão a Receitas adicionais. Os custos e despesas adicionais para ações de crescimento de Vendas deverão ser considerados nesta etapa.

Prepare um terceiro Budget referente Reduções de Custos e Despesas e Aumento de Produtividade.

Cada um do segundo e terceiro Budget deverá ter projetos específicos e ações detalhadas para serem alcançados os objetivos.

O Budget Final será = Basic Budget +Budget de Crescimento das Receitas + Budget de Redução de Custos e Aumento de Produtividade. Vejam um pequeno exemplo a seguir:






Essa é uma metodologia usada em muitas grandes empresas. As projeções devem ser detalhadas.  No caso as vendas e custos deve ser efetuada por cliente e por produto ou pelo menos separando grupos de produtos.

Deve-se preparar Budget separados para diferentes unidades de negócios.

Índices, indicadores, volumes de vendas e outros elementos devem ser introduzidos na planilha. Oportunamente abordarei.

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