terça-feira, 17 de julho de 2018

Boas e Más práticas na comunicação por Email



Boas e Más práticas na comunicação por Email


Já presenciei inúmeros casos de más práticas no uso de emails


Já fiz também muitos erros e quero aproveitar minha experiência para contribuir principalmente com jovens profissionais.


Todos os dias nos deparamos com más práticas no uso de Emails. Então separei algumas poucas
Boas Práticas e várias Más Práticas para comentar.


Boas Práticas:


  •          Tudo que for contrário às más práticas;
  •          Ser educado, cortês e cuidadoso;
  •          Ser sucinto e objetivo;
  •          Revisar os emails e fazer correção ortográfica;
  •     Saber que emails são importantes, mas nunca substituirão o "olho no olho" e a abordagem direta que hoje em dia são cada vez mais raros;
  • Quando escrever palavra em inglês colocar em Itálico;
  •       Efetuar revisão ortográfica. Hoje em dia a maior parte dos sistemas possuem revisor automático;
  •    Evite mandar emails com erros básicos de português.


Más práticas:

  •  Escrever todo o texto CAIXA ALTA ( corresponde a gritar em linguagem de Internet );
  •       Copiar quem não deve por descuido;
  •   Copiar diversas ou muitas pessoas que deveriam estar em cópia oculta ou nem estarem copiadas;
  •     Destacar partes em vermelho ( corresponde a xingar em linguagem de internet );
  •   Não colocar o assunto ( deixar campo em branco denota dar pouca importância a quem recebe a mensagem );
  •         Usar com frequência parágrafos muito longos;
  •          Não usar revisão ortográfica;
  •        Deixar de usar termos como: por gentileza, por favor, muito obrigado, etc.;
  •        Não enviar resposta ignorando o email;
  •        Não fazer follow up;
  •     Abusar do "gerundismo": Vou estar vendo;
  •          Usar e abusar de abreviações:  Pra vc ver c/ att.
  •    Colocar em cópia terceiros, como fornecedores e clientes, em comunicações internas da empresa onde são adicionadas respostas e todos terceiros são automaticamente copiados. 


Outras Dicas
  •          Deixe para completar os campos <para> <copia > < cópia oculta >  como última coisa, assim não correrá risco de mandar mensagens incompletas ou sem revisão;
  •  Se possível aguardar um pouco faça o email previamente e salve em rascunho e releia depois de algumas horas.
  •    Escreva o email e depois elimine tudo que for possível e deixe apenas o essencial;·   Nas empresas alguns emails passam a fazer parte como elemento acessório nos processos que envolvem contratos, procedimentos e até de reclamações trabalhistas ou cíveis.


       Conclusão      


 Emails bem elaborados são essenciais para boa comunicação e podem até terem efeito de contrato e documentarem situações diversas. Por isso, faça emails bem feitos, sucintos, com revisão ortográfica e revisados.
  
I Importante também é entender que o email não é o principal elemento da comunicação.
·       
   Envie o email, mas não deixe de fazer follow up, de ligar para a pessoa e fazer uma abordagem direta sempre que possível.

Conheça nosso eBook Papo de Controller que reúne o melhor deste Blog e muito mais.

Esta matéria acima é uma pequena parte baseada no eBook Papo de Controller com mais de 200 folhas sobre Controladoria. 

Trata-se de material essencial para Controllers, CFO´s, Contadores e Profissionais em geral que queiram ampliar conhecimentos na área de Controladoria e terem acesso a abordagens "fora da caixa" e que não se encontram nos livros.

Para saber mais sobre o eBook PAPO DE CONTROLLER





Ariovaldo Lopes da Silva – Mestre em Ciências Contábeis, Economista, Professor universitário por 20 anos e executivo de empresas por 40 anos, sendo último cargos ocupados com carteira assinada de Controller para America Latina na Henkel e Diretor Financeiro na Mauser. Atualmente é Palestrante, Consultor e Empresário. Possui mais de 200 artigos sobre Controladoria, Finanças e Gestão de Empresas.  arilopes@folha.com.br

#email  #máspraticas



 



Nenhum comentário:

Postar um comentário