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segunda-feira, 6 de junho de 2016

Boas e Más práticas na comunicação por Email


Esta é uma postagem fruto da experiência de muitos anos de vida profissional e vida pessoal.

Também é válida para comunicação via mensagens internas em redes sociais como Linkedin, Facebook, Google+ etc.

Já presenciei inúmeros casos de más práticas no uso de emails. Já fiz também diversos erros no envio de Emails e quero aproveitar minha experiência para contribuir principalmente com jovens profissionais.

Coloco esta postagem em colaboração participativa. Envie suas boas e más práticas no uso de emails para adicionarmos à postagem. Envie sua sugestão para arilopes@alphapremiumconsultoria.com.br  ,
 ou deixe um comentário na postagem.

Todos os dias nos deparamos com más práticas no uso de Emails.

A postagem será atualizada. Mas começarei por algumas questões básicas porém essenciais.

Boas Práticas:

Tudo que for contrário às más práticas.
Ser educado, cortês e cuidadoso.
Saber que emails são importantes, mas nunca substituirão o "olho no olho" e a abordagem direta que hoje em dia são cada vez mais raros.

Más práticas:

Escrever todo o texto CAIXA ALTA ( corresponde a gritar em linguagem de Internet );
Copiar quem não deve por descuido;
Copiar diversas ou muitas pessoas que deveriam estar em copia oculta;
Destacar partes em vermelho ( corresponde a xingar em linguagem de internet );
Não colocar o assunto ( deixar campo em branco );
Usar com frequência parágrafos muito longos;
Não usar revisão ortográfica;
Deixar de abusar de termos como: por gentileza, por favor, muito obrigado, etc.
Não enviar mensagem de retorno;
Não fazer follow up;
Abusar do "gerundismo": Vou estar vendo.....
Usar e abusar de abreviações:  Pra vc ver c/ att.
Termos em outras línguas: destaque em itálico
Deixe para completar os campos <para> <copia > e < cópia oculta >  como última coisa, assim correrá risco de mandar mensagens incompletas ou sem revisão.
Faça o email previamente e salve em rascunho e releia depois de algumas horas.
Escreva o email e depois elimine tudo que for possível e deixe apenas o essencial.
Usar mensagens apenas para comunicar coisas de seu interesse, mas nunca curtir ou se interessar por tópicos dos contatos.

Nas empresas alguns emails passam a fazer parte como elemento acessório nos processos que envolvem contratos, procedimentos e outros elementos. Por isso, a Email bem elaborados são parte das ferramentas para boa comunicação e documentação de situações diversas. Por isso, faça email bem elaborados, sucintos, com revisão ortográfica, revisados.

Importante também é entender que o email não é o principal elemento da comunicação. Por isso envie o email, mas não deixe de fazer follow up, de ligar para a pessoa e fazer uma abordagem direta sempre que possível.


 



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