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segunda-feira, 21 de novembro de 2016

Controladoria até na portaria

Tenho feito algumas postagens onde ressalto a importância de se cuidar do básico e do simples, e esta é mais uma postagem nessa linha.

Sou completamente a favor de ferramentas de gestão avançadas como TOC, BSC, ABC/ABM, EVA e outras. No entanto as empresas não devem descuidar do básico e do simples.

Ocorre que muitas empresas se deixam levar pelos modismos, conversas de pseudo experts, artigos, livros e outros meios de informação, e acabam se preocupando com o telhado da casa antes de ter assegurado um alicerce suficiente para suportar toda a estrutura necessária.

Nas empresas o alicerce corresponde ao básico, ao simples mas necessário. Corresponde a fazer as coisas corretas na primeira vez assegurando o bom funcionamento numa série de processos indispensáveis, sem os quais as empresas podem ficar expostas a riscos variados.

Nesta postagem falarei sobre Controladoria de Portaria. Algo tão simples que ninguém fala a respeito, no entanto ao analisarmos os problemas frequentes que começam a partir de um mal funcionamento da portaria, verificamos que trata-se de uma área tão especial quanto todas as demais áreas de uma empresa.

Durante 40 anos anos trabalhei em 10 empresas com carteira assinada e depois como consultor, prestei serviços a diversas outras empresas. Em todas elas me recordo das particularidades das portarias, dos problemas, oportunidades, pontos fortes e fracos observados.

No meu primeiro emprego onde iniciei como office boy aos 15 anos, me lembro que na portaria trabalhava um senhor que não tinha um braço. Posteriormente fiquei sabendo que o mesmo havia perdido o braço num acidente de trabalho, e que desde então havia sido transferido para a portaria. Naquela época era comum áreas como portaria, refeitório e outras não serem terceirizadas e serem gerenciadas pela própria empresa.

Ainda no meu primeiro emprego me recordo que num determinado dia, houve uma revista de surpresa na portaria durante o horário de saída dos funcionários. Na ocasião, a maioria dos funcionários do refeitório foram pegos desviando produtos que se encontravam escondidos em seus trajes e bolsas. Na época foi um escândalo, que resultou na demissão sem direito da maioria dos funcionários do refeitório. Me lembro que no dia seguinte ao fato ocorrido, não haviam pessoas suficientes para o funcionamento do refeitório, o que dificultou o oferecimento da refeição naquele dia.

A empresa tomou uma série de medidas, e revistas passaram a ser efetuadas mediante uma amostragem que era controlada por um equipamento que mostrava uma luz verde, liberando a saída, ou vermelha, onde as pessoas eram encaminhadas para revista.

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Há cerca de uns 20 anos atrás, ocorreu uma fato bem pitoresco envolvendo a área de segurança e portaria de uma grande multinacional. Os guardas, que eram terceirizados, tinham que fazer rondas pela empresa em horários pré-determinados. Na época não era muito comum ter câmaras espalhadas pela empresa, e o serviço de ronda interna era usual. Ocorreu que numa dessas rondas, o guarda viu uma sala da diretoria com a luz acesa, como já passava das 20 horas, o guarda presumiu que deviam ter esquecido de apagar, e ao entrar na sala se deparou com o diretor e a secretária em atitude íntima. O guarda se desculpou, se retirou e marcou no relatório da ronda o fato ocorrido. Após duas semanas houve uma atitude por parte da empresa. Adivinhem qual foi a atitude? O guarda foi demitido!

Em seguida fui trabalhar numa outra empresa multinacional de porte, onde estava encarregado na época de implantar uma área de custos e orçamentos na empresa. Chegando lá, tomei conhecimento de uma situação incrível, o gerente financeiro tinha algumas atividades paralelas. Uma das atividades consistia em vender carros, alguns dos quais ficavam estacionados dentro da empresa. Quando ocorria a venda para funcionários, o gerente facilitava o negócio e adiantava férias, décimo terceiro e até concedia empréstimos visando facilitar a venda dos seus carros. Eventuais compradores externos se apresentavam na portaria e eram encaminhados para a sala do gerente para tratarem do negócio.  Notei que a portaria era da responsabilidade desse gerente que fazia da empresa um local onde desenvolvia atividades paralelas, o que se configurava num grave caso de falta de controle e falta de ética. Na ocasião, o Controller, que era meu chefe, não tinha autoridade sobre o tal gerente. Ele identificou o problema e relatou à diretoria. Foram tomadas algumas providencias paliativas sobre o caso, que nunca foi abordado de forma adequada.

Nessa mesma empresa, tínhamos um problema crônico de processamento de notas fiscais recebidas. Na época o uso de computadores ainda não estava tão difundido e muitas atividades eram manuais.
Implementamos na empresa um sistema emissão de relatórios de recebimento, onde para cada nota recebida era efetuado primeiramente o registro na portaria, que preenchia um relatório simples, contendo número da nota, data, e nome do fornecedor, após o que era colocado um carimbo contendo data e hora, e eram vistadas todas as vias das notas fiscais. Em seguida a área de recebimento de materiais conferia a mercadoria recebida com nota fiscal e com pedido de compra, e preenchia um relatório de recebimento que continha os dados necessários ao processamento manual da nota fiscal. O relatório de recebimento era enviado para todos os setores envolvidos que eram: Almoxarifado, Contabilidade, Contas a Pagar e Custos. O confronto do relatório de portaria com os relatórios de recebimento era um dos estágios de controle mais importantes.

Muito outros casos poderiam ser citados sobre as portarias das empresas. Creio que daria para escrever um livro a respeito. Mas focando na Controladoria, é fato que a área de portaria desempenha importante papel no controle e funcionamento da empresas.

Diversas oportunidades são observadas nas portarias de muitas empresas, no entanto gerentes e diretores raramente estão atentos para tais problemas, preferindo se ater a ferramentas avançadas de gestão, ou a temas que envolvam diretamente aos clientes, produtos e mercados dentre outros.

As portarias das empresas representam o primeiro contato com terceiros e funcionários. Para bons observadores, elas revelam muito sobre o que a empresa de fato é . No passado tive oportunidade de trabalhar por um ano numa empresa que tinha uma portaria horrorosa. A portaria parecia uma favela. Na época aceitei uma oferta salarialmente irrecusável. No entanto, uma observação mais efetiva da portaria, certamente apontaria para outros problemas que de fato encontrei na empresa.

Problemas relacionados aos processos e controles de portaria nas últimas décadas mudaram de forma, mas continuam ocorrendo em muitas empresas.

Alguns exemplos cito a seguir:

- Notas fiscais que entram na empresa nas malas, bolsos e bolsas dos funcionários, não passando pela portaria. Esse problema tem sido minimizado ou complicado, depende do caso, pelas notas eletrônicas que precisam ser monitoradas e controladas pelas diversas áreas afetadas.
- Pessoas que entram e saem da empresa sem o necessário registro e controle na portaria.
- Falta de verificação física do que entra e sai pela portaria.
- Áreas de saída alternativas não passando pelo controle da portaria expondo a empresa a riscos diversos.
- Falta de um relatório básico, eletrônico ou não, onde são registrados todos os documentos que passam pela portaria.
- Porteiros que ficam por longos períodos trabalhando na mesma função desenvolvendo uma certa intimidade com funcionários e parceiros da empresa. Uma das vantagens da terceirização é poder cobrar das empresas contratadas, que façam um rodízio com os porteiros e guardas que trabalham com a portaria.
- Falta de regras, padrões e procedimentos muito bem definidos e com pessoal de portaria bem treinado de forma a assegurar o cumprimento;
- Falta de orientação a terceiros sobre questões que envolvam segurança.
- Pessoas despreparadas, sem treinamento, e por vezes até grosseiras atendendo de forma inadequada aos visitantes.
- Sistemas de acesso inadequados, ultrapassados ou que vivem mais quebrados do que operando.

Para desempenhar um bom controle interno e efetuar todas as funções que lhes cabem, as portarias precisam ser muito bem gerenciadas. Suas práticas devem estar sob constante análise. Enfoques de melhoria contínua, melhores práticas de mercado e avaliação de peritos em segurança devem ser consideradas.

Me recordo da portaria da Henkel em Itapevi, onde os guardas evitaram um assalto certo. Eles foram rápidos e profissionais. Após o ocorrido, os vidros da portaria foram trocados para vidros a prova de bala, o sistema de segurança foi aperfeiçoado.

Visitando a General Motors, verifiquei o funcionamento bem eficiente da portaria, onde nota-se que procedimentos rígidos são adequadamente seguidos.

Recentemente visitei um escritório num prédio em São Paulo, onde eu não me lembrava de ter visitado antes. No entanto, fiquei surpreso ao informar meu RG e verificar que meus dados estavam cadastrados no sistema. Forcei um pouco a mente e me recordei que havia estado naquele prédio há uns dois anos atrás.

Em muitas empresas, a qualidade e nível de serviço das portarias nos encanta e desempenham além do necessário bom controle um papel essencial que é provocar uma primeira impressão muito boa.


Além de procedimentos padrões e manuais muito bem elaborados, conceitos como melhoria contínua, melhores práticas de mercado, indicadores de desempenho e outros podem e devem ser aplicados a área da Portaria. Essa área é vital para o bom controle e operação das empresas, afinal Controladoria até na Portaria.

Vejam também: Controladoria até na Padaria


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