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segunda-feira, 25 de março de 2013

Problemas usuais que afetam Controladoria e Finanças em muitas empresas


O grupo contábil processa transações para suportar a operação do negócio. O grupo deve dispor de um conjunto de funcionários bem preparados e capazes de liderar os processos relativos à gestão contábil. Para isso é requerido ao grupo capacidade de interagir com sistemas integrados, conhecimentos atualizados das normas contábeis e estar com os trabalhos em dia.

Enquanto a boa teoria é abordada nos livros, cursos e treinamentos, na prática encontramos problemas básicos gerando grandes transtornos nas empresas. Gestores devem estar familiarizados com novos técnicas, como o Balanced Score Card, Acitvity Based Costing, sistemas integrados como SAP, J,D.Ewards e outros, mas não devem deixar de acompanhar e assegurar que as rotinas básicas da empresa sejam executadas com acurácia.

Prestando consultoria para pequenas, médias e grandes empresas, multinacionais e locais, tenho verificado problemas básicos ocorrendo e muitas vezes uma diretoria que apenas se preocupa com questões de vendas e marketing, as às vezes com operações. Não raro os gestores das empresas não focam a área de Controladoria e Finanças, que não raro estão na mão de pessoas de competência duvidosa. Esse tipo de problemas, aliado a outros acabam implicando na ocorrência de problemas básicos, que em tese não poderiam ocorrer em empresas razoavelmente administradas.

Como exemplos de problemas básicos encontrados nas empresas, temos:

- Notas fiscais que são recebidas na empresa devem imediatamente ser registradas. No entanto é muito comum notas fiscais extraviadas, engavetadas, e até não serem lançadas para reduzirem artificialmente despesas. Alguns departamentos como Marketing e Setor de Manutenção, costumam receber notas diretamente e engavetar.
- Protestos desnecessários devido ao não processamento das notas fiscais.
- Adiantamentos não são liquidados no prazo adequado. Em algumas empresas eles chegam a ficar meses e até anos pendentes.
- Obrigações fiscais não atendidas ou atendidas de forma errada.
- Classificações em contras erradas por erro ou de propósito para disfarçar contas estouradas.
- Classificações de itens que devem ser ativo fixo como despesa, por dificuldade de aprovarem investimentos ou por outros motivos.
- Inventários registrados com diferenças devido a erros frequentes na movimentação, recebimentos e saídas dos estoques.
- Plano contábil com contas esquisitas ou mesmo com descrição genérica, não dando para identificar a natureza da despesas. Como por gastos com prestação de serviços.
- Inventários em poder de terceiros sem controle necessário, sem checagem periódica e obrigações do terceiro não definida por contrato.
- Inventários de terceiros em poder da empresa, sem controle e identificação adequados e possibilitando à empresa ter que indenizar perdas devido a desorganização no controle.
- Contrato ainda não assinado, mas com prestação de serviço iniciada.
- Prestação de serviço sem tomada de preços e / ou  sem contrato assinado.
- Má gestão do caixa deixando valores consideráveis parado na conta e sem aplicação.
- Contas a receber vencidas e sem providências para agilizar recebimentos.
- Falta de reconciliações e resolução de pendências executados em tempo normal.
- Projetos em andamento já encerrados e não transferidos de projetos em andamento para ativos em operação apesar de estarem em operação.
- Ativos fixos sem controle adequado sujeito a perdas, extravios e roubos.
- Ativos fixos da empresa em poder de funcionários ou terceiros sem um termo de uso assinado e observado pelo funcionário ou terceiro.
- Conhecimento de transportes extraviados ou lançados com atraso, fazendo com que despesas com fretes não sejam lançados conforme período de competência.
- Falta de provisões para contingências trabalhistas, fiscais e outras.
- Erro ou falta de provisões referentes encargos sociais envolvendo Férias, 13º. Salário e outros encargos.
- Trabalho executados manualmente quando poderiam ser efetuados de forma integrada pelo sistema, mas que não são por utilização deficiente do sistema.
- Relatórios de análises mal feitos e preparados de forma precária e sem conter informações necessárias para análise e tomada de decisão.
- Bons relatórios disponibilizados más com utilização precária. Fazendo com que problemas detectáveis  nos relatórios sejam ignorados.
- Deficiência na segurança dos sistemas que pode incluir: compartilhamento de senhas,  falta de documentação, registros dos sistemas que assegure que a normas de utilização do sistema sejam atendidas, baixa performance, versões desatualizadas e muitos outros problemas.
- Seguros desatualizados ou inexistentes, apólices vencidas, pagamento  superior ao necessário por falta de análise e trabalho junto ao corretor.
- Dividas e recebíveis em moeda estrangeira sem avaliação de mecanismos de hedge e sem planejamento para fechamento de câmbio visando aproveitar melhores taxas.
- Política de crédito deficiente e concessão de crédito para clientes com perfil perigoso e potencial calote.
- Aceitação de pressão da área comercial sobre área de crédito, fornecendo crédito sem documentação necessária, ou concedendo crédito além do limite razoável.
- Falta de contratos com representantes ou contratos divergentes das práticas observadas.

Muitos outros problemas podem ocorrer nas áreas de Controladoria e Finanças, os acima são apenas alguns exemplos. Para cada um deles medidas corretivas precisas e rápidas devem ser tomadas. A capacidade de identificação e correção dos problemas depende muito da qualidade do gerenciamento e direção das áreas envolvidas. Contratar uma boa consultoria de tempos em tempos, para avaliação e análise pode ser uma medida com ótimo resultado em termos de custo benefício. 

Na realidade as empresas devem ter práticas adequadas, um bom manual de controle interno, auditorias periódicas, mas sobretudo profissionais competentes e experientes.

 Se você tem algum desses, ou outros problemas fale comigo  ou com pessoa de sua confiança. Não deixe os problemas se avolumarem. Eles podem inviabilizar a sua empresa.

arilopes@folha.com.br
http://apremiumconsultoria.com.br 

Vejam também:

Indicadores de Desempenho – Poucos indicadores podem mostrar muito

domingo, 24 de março de 2013

Tópicos de Controladoria Estratégica e Controladoria Financeira

Atualizei as postagens sobre Tópicos de Controladoria

O material é composto por 6 postagens, onde encontrarão boa parte do material que costuma utilizar em classe.

Para facilitar os acessos coloco a seguir os links:

TÓPICOS DE CONTROLADORIA - PARTE 1

TÓPICOS DE CONTROLADORIA - PARTE 2
TÓPICOS DE CONTROLADORIA - PARTE 3
TÓPICOS DE CONTROLADORIA - PARTE 4
TÓPICOS DE CONTROLADORIA - PARTE 5
TÓPICOS DE CONTROLADORIA - PARTE 6

Use o material à vontade, mas não esqueça de mencionar a fonte. Se quiser fazer um comentário no Blog, será bem vindo.

Obrigado

arilopes@folha.com.br

sábado, 23 de março de 2013

Headhunters - Como separar o joio do trigo?

Logo de início quero comentar que conheci deversos excelentes headhunters. Mas na minha avaliação de mais de 30 anos convivendo com headhunters posso afirmar que é frequente termos problemas com eles.

Boa parte dos headhunters não dão feed back e adotam práticas pouco respeitosas para com seus pesquisados.

Já troquei algumas vezes de emprego através deles e tive a sorte de cruzar com excelentes profissionais da área, mas também sofri um pouco na mão de outros tantos.

Sem contar com certas empresas que chegam a dominar o mercado, mas que possuem práticas inadequadas.

Certa ocasião fui contato por uma afamada empresa que me fez uma série de perguntas por telefone, disse que eu havia sido indicado e comentou que tinham uma posição em aberto. A empresa tinha pressa e pressionaram para marcar uma entrevista dali a alguns dias, no que eu me prontifiquei a atender.

Confirmei a data e horário da entrevista. Me lembro que pedi o primeiro horário, pois pretendia perder o menor tempo possível, visto que iria para o trabalho em seguida. Como é comum, me preparei no dia anterior. Reservei um bom terno, engraxei os sapatos, levantei bem cedo, me arrumei e sai com boa antecedência de casa, pois o trânsito em São Paulo assim o requer.

Quando eu estava quase chegando, meu telefone toca e a headhunter pergunta se eu estava a caminho. Eu respondí que estava quase chegando. A headhunter falou: " Me desculpe mas surgiu um contra tempo e eu vou precisar marcar a entrevista para outro dia e entrarei em contato para remarcar. Sem muito o que fazer eu falei que aguardaria o contato.

Estou aguardando até hoje o contato da headhunter, o que já faz quase uma década.

Vemos também diversas empresas, algumas bem famosas e até líderes de mercado que possuem práticas voltadas a faturar o máximo,  mas que raramente agregam valor para os candidatos. Uma vez fiz a bobagem de cadastrar um currículo num site pago, numa dessas empresas que tem um milhões de vagas disponíveis. Ocorre que a maioria dos conhecidos que que se candidam para essas vagas nunca são chamados. O que faz com que dê para desconfiar se as vagas realmente existem.

Outra empresa, líder do mercado de vagas para área financeira, é famosa por nunca responder aos CV´s enviados. Um conhecido meu excelente profissional, com ótima formação e inglês fluente, comentou que se candidatou inúmeras vezes às vagas dessa empresa mas nunca foi chamado. No meu caso eu fui uma vez contatado pela empresa e compareci lá para uma entrevista. Fui entrevistado por uma moça bem jovem, que não sabia nem o que perguntar e que depois de 5 minutos comentou que eu era a pessoa certa para a vaga que estavam buscando.

Ocorre que as empresas que contratam prestam pouca atenção em como o headhunter atua e se comporta com os candidatos, e acabam colocando na liderança de mercado empresas como essa que comentei acima. Eu participarmente prefiro as empresas menores, e preso a experiência e profissionalismo dos headhunters, sendo que varios dos melhores possuem a cabeça branca e uma lista imensa de realizações e seleções efetuadas com sucesso satisfazendo empresas e respeitando os candidatos.Entendo que a área trabalha com tempo curto. Um amigo e excelente headhunter comentou que para uma vaga publicada foram recebidos 1200 currículos. Obvio que não para dá dar retorno para todos, nem fazer uma análise profunda no material recebido.

Na realidade bons headhunters são prejudicados pelos ruins, e isso é mais culpa das empresas que contratam e que não sabem separar o joio do trigo. Por isso, profissionais que vão para o mercado precisam buscar colocação profissional através de diversas outras formas. Afinal Headhunters, como separar o joio do trigo?


quinta-feira, 14 de março de 2013

Comunicação perneta domina as redes sociais

O Linkedin é uma ferramenta excelente mas um pouco desbalanceada. Nele existe muito mais oferta do que procura. Vi uma posição publicada na seção de empregos para a qual se candidataram mais de 700 pessoas. Muitos enviam propagandas e muitas vezes se você responde ou comenta. isso é ignorado. Tem um senhor que me conectou e semanalmente ele envia postagens de seu Blog. Já comentei e fiz perguntas a ele algumas vezes mas ele nunca respondeu. Lógico que desisti de interagir com o sujeito e ao ver aos postagens dele, eu deleto sem ler.

Para a comunicação funcionar ela deve ser de duas vias.  Para isso, este canal é importante, mas a importância é relativa. Devemos em paralelo cuidar do nosso network, e para este fim o Linkedin é apenas mais uma peça dentre varias outras.

Para construirmos um network o meio virtual é super válido, mas não devemos abrir mão do contato direto que pode ocorrer de diversas formas tal como: participar de associações profissionais, comparecer a cursos, palestras, ou até mesmo uma mensagem de uma linha.

Identifique o mercado foco e para abordá-lo desenvolva estratégias inteligentes. Cuidado para não demonstrar que o seu interesse é um caminho de mão única. Tenho sido procurado diversas vezes por pessoas que não vejo há uma decada ou mais, mas que quando se vêm necessitados não exitam procurar.

Se você teve um contato com algum profissional no passado, esse contato pode ser útil no futuro. Então, de vez em quando, pode ser uma ou duas vezes ao ano,  mande uma mensagem ou ligue para para a pessoa. Pode ser uma linha, isso já serve para mostrar que você não a procura apenas em momentos de seu interesse.
Um simples "like" numa postagem, ou outras formas de interagir servirão para mostrar que você não procura a pessoa somente em momentos de necessidade.

Mas não iluda, "a comunicação perneta", ou de via única, que em vez de estabelecer relaçoes saudáveis e parcerias duradouras, tende a obter resultados medíocres e voláteis.

 Meu avô costumava dizer: meu ouvido é paiol. O quer dizer isso? Nas fazendas, sitios e casas do campo antigamente tudo que não sabiamos onde colocar ia para o Paíol. Ou seja, ao dizer que o ouvido era Paiol, estava dizendo que o ouvido dele aceitava  tudo, ou seja, todo tipo de bobagem.

Hoje na era da Internet podemos dizer: Nosso murau também é Paiol aceita tudo até mesmo o que resulta de uma comunicação perneta, que funciona no sentido inverso ao da parceria e da amizade, o que aliás, no mundo dos negócios está cada vez mais raro.

Nota: se quiserem me adicionar no linkedin para termos uma comunicação bilateral, ou se quiserem mandar uma mensagem anotem meu email: arilopes@folha.com.br

Meu endereço no linkedin: br.linkedin.com/in/ariovaldosilva/

segunda-feira, 4 de março de 2013

Consultoria de gestão , finanças e operacional

Assim como não devemos deixar para ir ao médico depois que a doença está avançada, não devemos nos limitar a procurar o suporte de um consultor experiente somente quando a empresa está com problemas.

Sempre há muito o que melhorar numa empresa. Muitas oportunidades deixam de ser aproveitadas, porque aqueles que estão envolvidos no dia a dia das organizações não conseguem tempo para se dedicarem à busca de medidas para: aumentar a produtividade,  reduzir custos, melhorar as margens e volumes, assim como irem em busca de medidas que afetem positivamente o capital de giro das empresas, implicando consequentemente na saúde financeira do negócio.

Você já parou para analisar como está a sua empresa?
O que focar:

  • Melhoria contínua,
  • Indicadores de desempenho,
  • Gestão do Caixa,
  • Planos de redução de custos
  • Controle dos ativos fixos,
  • Identificação de desperdícios com estoques,
  • Contas a Receber pendentes,
  • Busca de ganhos através da melhor gestão de compras,
  • Melhoria do nível de serviço ao cliente,
  • Controle dos ativos fixos,
  • Melhoria na taxa de OEE ( taxa de eficiência na utilização de equipamentos ),
  • Rendimento na produção,
  • Redução no indices de sucatas, refugos, rejeições, etc,
  • Política de Vendas,
  • Índices de satisfação dos funcionários, parceiros e clientes,
  • Custos da qualidade.
  • E muitos outros tópicos estratégicos.
Em todos esses tópicos e muito outros a Alpha Premio poderá te assessorar. Podemos contribuir para agregar valor a sua empresa. Faça uma consulta. Podemos dar auxilio remoto ou presencial. Consulte-nos

Visitem o nosso site:

http://apremiumconsultoria.com.br


getsitecontrol

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