Reuniões improdutivas dominam nas empresas.

Liderando uma área de Controladoria, implementamos um bom sistema de reuniões mensais para revisão da área de manufatura, as reuniões ocorriam uma vez por mês, existia uma pauta, os assuntos a serem tratados eram comunicados previamente, havia lista de presença, follow up e tudo mais que ditam as boas regras para execução de reuniões eficazes. Aproveitávamos também tais reuniões para que pessoas das diversas áreas apresentassem seus tópicos e muitas vezes até desenvolvessem habilidades e ficassem mais motivados por poderem comunicar e participar num fórum bastante importante para a empresa.

As reuniões começavam com os temas que ficaram pendentes das reuniões anteriores, em seguida passavam a apresentar alguns indicadores da área de estoques, cujos apresentadores participavam parcialmente.



Dentro da minha área de atuação frequentemente eu pedia para que os analistas e outros colaboradores da área apresentassem diretamente alguns tópicos que estavam dentro da suas responsabilidades, desta forma os funcionários sofriam uma exposição positiva e podiam adquirir prática para apresentarem seus temas, bem como demonstrarem suas habilidades e competências.

Conheço muitos gerentes com excelente conhecimento, mas que em suas áreas são estrelas e você nunca enxerga a equipe que muitas vezes é que entrega os resultados, "carregam o piano", mas quando chegam as reuniões a área parece que gira em torno de uma única pessoa. Expor os funcionários, ficar na retaguarda e não se mostrar como estrela é algo que os gerentes de nível praticam, pois um bom gerente não tem necessidade de se mostrar como estrela e deve ajudar seus funcionários a crescerem e a mostrarem suas qualidades.

As reuniões são excelentes fórums para promover o desenvolvimento dos funcionários. Além disso são essenciais para promover a revisão e avaliação do desenvolvimento das atividades e processos envolvidos sob o enfoque da melhoria continua.

Infelizmente encontramos frequentemente líderes que parecem ignorar os mais básicos princípios que devem nortear a realização de reuniões. Por incrível que pareça observo casos de líderes que fazem reuniões periódicas onde não há pauta, registros, lista de presença e todas as coisas mais básicas e elementares que devem ser observadas nas organizações.

Se você vê oportunidade para influenciar e melhorar o sistema de reuniões na sua organização não perca tempo. Se você identifica problemas nas reuniões observe também outros indicadores pois empresas que não conseguem organizar seus sistema de reuniões e revisões periódicas costumam apresentar muitos outros problemas normalmente decorrentes de uma má liderança.




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