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terça-feira, 27 de outubro de 2009

Conheça as armadilhas que podem roubar o tempo que você dedica ao trabalho e sugar sua produtividade

Abaixo destaco artigo muito intereressante da Revista Você S/A. Realmente a produtividade nas empresas brasileiras é baixissima. Aqui os salários são em média bem menores do que em países onde os custos finais muitas vezes são mais baixos. O motivo disso está na imensa perda de tempo que em geral as empresas incorporaram no seu dia-a-dia.


Por Renata Avediani
Você S/A


Ao final de um dia exaustivo de trabalho, você tem a sensação de que produziu pouco ou quase nada? Quem nunca passou por isso que atire o primeiro relógio. A sensação de urgência em quase todas as tarefas do dia tomou conta da rotina de qualquer empresa, e eleger prioridades virou um problema. Para piorar, as ferramentas que deveriam agilizar o trabalho, como e-mail e celular, acabam interrompendo o ritmo e diminuindo a produtividade.

Uma pesquisa realizada com 962 profissionais brasileiros no ano passado pela Tríade do Tempo, empresa especializada em gestão de tempo, mostrou que 22% dos entrevistados gastam de duas a quatro horas por dia lendo e-mails e navegando pela internet, para fins profissionais ou não. Entre eles, 92% usam o tempo regular do expediente para essa tarefa.

Outro estudo, feito pela Universidade da Califórnia, acompanhou funcionários de duas empresas de tecnologia dos Estados Unidos e mostrou que o máximo que eles conseguiam trabalhar sem interrupção era 11 minutos. Esses 11 minutos, por sua vez, eram divididos em tarefas que duravam cerca de três minutos, como responder a um e-mail ou preencher um formulário.

Depois disso eles eram, invariavalmente, interrompidos por colegas ou chamadas telefônicas.
Alessandro Belgamo, de 35 anos, gerente de produtos e soluções Office, da Microsoft, é um exemplo do que dizem as duas pesquisas. Até pouco tempo atrás, ele perdia um bom tempo lendo e resolvendo os problemas que chegavam pelo correio eletrônico todos os dias. Depois de ler um livro sobre administração de tempo (Take Back Your Life, Using Microsoft Outlook to Get Organized and Stay Organized, de Sally McGhee), decidiu colocar em prática algumas dicas, como reservar duas horas por dia só para cuidar dos e-mails -- uma hora pela manhã, outra à tarde. E leva tão a sério esse compromisso que todo mundo já sabe que não pode contar com ele para reuniões nesse horário, por exemplo. "Percebi que poderia ser ainda mais produtivo com essa medida simples", diz. O resultado: Alessandro agora consegue produzir mais no mesmo período a que estava acostumado. Às vezes, até vai para casa mais cedo. O carioca Marco Aurélio Kurlbaum, de 39 anos, gerente de segurança e meio ambiente da farmacêutica Roche, no Rio de Janeiro, tomou medidas mais radicais. Depois de um curso, aprendeu a identificar e a lidar com os ladrões de produtividade e passou a planejar seus dias com antecedência de uma semana. Em troca, ganhou duas horas por dia para se dedicar à família.

PERIGO POR TODO LADO

Reuniões e interrupções em excesso também estão na lista dos vilões da produtividade. A pesquisa da Universidade da Califórnia mostrou que, a cada interrupção, os profissionais levavam, em média, 25 minutos para voltar à tarefa anterior. Ou seja, 11 minutos de concentração contra quase meia hora de dispersão. Quando assumiu a gerência de compras e planejamento estratégico da Johnson & Johnson em São José dos Campos (SP), o economista José Carlos Pereira do Nascimento, de 54 anos, notou que precisava aprender a lidar com as interrupções na mesa de trabalho. Ele fez um acordo com a equipe: os assuntos deveriam ser agrupados e levados a ele de uma só vez. "Tratar problemas em doses homeopáticas é um ótimo consumidor de tempo", afirma. As reuniões, no entanto, nunca foram problema desde que entrou na empresa. Na Johnson, reunião tem hora para começar e para terminar. Se o assunto não esgotou, uma nova reunião é marcada. "Quando você trabalha em uma empresa em que as pessoas são comprometidas com seus horários, fica mais fácil otimizar o tempo", diz. O segredo, ensina, é definir os participantes com antecedência e ter clareza dos objetivos da reunião para convidar as pessoas certas. "Reuniões com mais de uma hora e meia e que têm mais de oito participantes estão fadadas ao fracasso", diz Paulo Kretly, da consultoria FranklinCovey Brasil, de São Paulo. Esse tipo de reunião não serve para definir ou decidir, apenas para comunicar uma novidade ou mudança.

GENTE PRODUTIVA, AMBIENTE PRODUTIVO

Uma maneira que algumas empresas encontraram para aumentar a produtividade foi buscar soluções coletivas para gerir o tempo. Há casos em que o acesso à internet e a programas de mensagens instantâneas, como o MSN, é restrito a determinadas áreas ou horários do dia -- ou até mesmo proibido. A Brasilprev, empresa de previdência privada do Banco do Brasil, em dezembro do ano passado lançou a Campanha da Produtividade. O objetivo é orientar seus profissionais a organizar melhor o período de trabalho para que tenham mais tempo fora dele. "Já conseguimos reduzir em 87% o trabalho nos fins de semana", diz André Camargo, superintendente de gestão estratégica da empresa e um dos responsáveis pelo projeto. As salas de reunião da Brasilprev têm cartazes que estimulam pontualidade, objetividade e planejamento.

O uso correto do e-mail e a organização das informações são outros pontos da campanha. Pelo menos três vezes por ano, os funcionários são estimulados a fazer uma limpeza nos arquivos do computador e na mesa de trabalho. Assim, fica mais fácil e rápido buscar documentos importantes.

A Microsoft também optou pela conscientização. Há dois anos foram implementadas regras para
otimizar o tempo. "O objetivo inicial era melhorar o desempenho da equipe de vendas, que passava cerca de 20% do tempo em reuniões e lendo e-mails", explica Gustavo Nascimento, de 32 anos, gerente financeiro da empresa e líder da área de produtividade do Ritmo -- programa interno de qualidade de vida. Em um ano, esse número caiu pela metade. Satisfeita com os bons resultados, a empresa resolveu envolver todos os departamentos no programa. O foco é simples: prazos de resposta, uso de e-mail e de telefone, e reuniões.

Há vários fatores que podem melhorar a produtividade do seu trabalho. Mas, segundo Paulo, da FranklinCovey Brasil, os dois básicos são planejamento e disciplina. De acordo com uma pesquisa realizada em 2005 pela FranklinCovey, com 12 000 trabalhadores do mundo todo, apenas um em cada três planeja seu trabalho. "Ter a disciplina de sentar para planejar e depois colocar em prática o que planejou é o segredo do sucesso", afirma. Se você espera aquela tão sonhada promoção trabalhando horas e horas a mais, cuidado. "Quem fica no escritório freqüentemente muito além do horário deixou de ser visto como funcionário-padrão e pode ser encarado como desorganizado!", diz Christian Barbosa, diretor da Tríade do Tempo. "As empresas estão atrás de profissionais produtivos e não daqueles que passam mais horas dentro do escritório", alerta
Paulo Kretly.

REUNIÃO

Por que é um vilão?

* Em geral, elas não têm planejamento e objetivos definidos, o que leva à perda do foco.
* O horário determinado para o início não é respeitado e não há horário de término estipulado.
* Participam pessoas demais ou que não têm a ver com o assunto, resultando em excesso de conversas paralelas.
* Os participantes não se preparam adequadamente e atrapalham o dinamismo.
* Não há determinação de tarefas com datas e responsáveis, o que torna o resultado vago.
Saia dessa
* Defina os objetivos da reunião e os tópicos do que deve ser discutido e distribua a pauta com antecedência aos participantes.
* Determine um horário de início e término e seja rigoroso no seu cumprimento.
* Convoque poucas pessoas: apenas quem realmente agrega valor ao assunto -- o ideal é no máximo oito participantes.
* Não deixe que ela dure mais de 1 hora e meia.
* Ao final, defina e deixe claro as tarefas, as datas e os responsáveis por cada uma elas.
* Eleja alguém responsável pelo cumprimento dos horários, do foco e da distribuição das tarefas definidas.

E-MAIL
Por que é um vilão?
* O brasileiro gasta, em média, 3 horas por dia com e-mails*.
* O aviso de novos e-mails fica ativado e a cada nova mensagem as pessoas param o que estão fazendo para conferir.
* Em geral, falta foco nos textos, o que gera perda de tempo lendo mensagens.
* Caixa de entrada cheia dá a sensação de que as tarefas não são executadas e dificulta a busca de informações importantes.
* Em geral, não há um método de acesso a e-mails. A consulta à caixa postal é aleatória.
Saia dessa
* Defina horários durante o dia para ler seus e-mails.
* Desligue o aviso de recebimento de novas mensagens.
* Trate assuntos complexos por telefone ou pessoalmente. A capacidade de fala é mais rápida que a de escrita.
* Escreva e-mails objetivos.
* Deixe na caixa de entrada apenas itens em execução. Ao ler e-mails, resolva o que der e o resto delegue, transforme em tarefas, compromissos ou contatos.
* Crie pastas personalizadas para não perder tempo atrás de informações específicas.
* Tenha pelo menos duas contas de e-mail: uma para o trabalho e outra pessoal.

INTERNET (SITES, MSN ETC.)
Por que é um vilão?
* A navegação consome tempo sem que você perceba, e é fácil pular de link em link e perder o foco. Sites de comunidade, bate-papo e afins são viciantes.
* Os programas de mensagem instantânea, como o MSN, interrompem as tarefas a todo momento.
* Webmail pessoal é a categoria mais acessada pelo brasileiro em horário de expediente e pode distraí-lo por um bom tempo.
Saia dessa
* Estabeleça uma política pessoal de acesso à internet durante o expediente. Deixe a navegação de "lazer" para horários de pausa no trabalho.
* Tenha sempre em mente o que deseja procurar na rede. Com um objetivo claro, fica mais difícil se perder.
* Evite acessar seu e-mail particular, que pode ser monitorado pela empresa. Reserve horários pós-expediente para essa função.
* O MSN pode ser uma ferramenta muito útil, mas tenha
um endereço pessoal e outro profissional. Durante o expediente, use apenas o corporativo e o acesse para conversas rápidas e para tomar informações simples.

CAFEZINHO E CONVERSAS DE CORREDOR
Por que é um vilão?
* Quando são freqüentes atrapalham o foco das atividades. Seis paradas de 10 minutos por dia, por exemplo, desperdiçam pelo menos 1 hora diária.
* Às vezes, uma simples parada se torna uma pequena reunião ou um pequeno encontro social, que acaba tomando muito mais tempo do que o necessário.
* Se estender o papo por muito tempo, você pode acabar recebendo informações e tarefas
importantes, que poderão ser esquecidas pela informalidade da discussão.
Saia dessa
* Evite aceitar qualquer tipo de tarefa no corredor ou no cafezinho. Peça sempre a formalização por e-mail.
* Se a conversa se prolongar, seja objetivo e corte rapidamente.
* Procure agrupar seus horários de cafezinho no retorno de reuniões ou próximos ao retorno do almoço, pois são momentos em que você já está em deslocamento.

INTERRUPÇÕES NA MESA DE TRABALHO



* Podem parecer fundamentais e inofensivas a quem interrompe.
* Atrapalham o foco do trabalho na medida em que afetam a concentração.
* Se somadas ao longo do dia, representam uma boa parte do tempo de trabalho.
* Para quem não sabe dizer não, podem significar acúmulo de tarefas extras -- dos outros.
* Algumas pessoas criam o hábito de sempre interromper os outros para resolver os seus problemas -- que nem sempre são urgentes.
Saia dessa
* Seja assertivo e diga não quando necessário.
* Quando preciso, deixe claro que não pode ser interrompido e tente criar uma política no
scritório para que todos respeitem este período.
* Quando interrompido em um momento inadequado, pergunte e avalie se é realmente importante. Se não, negocie uma data para resolver o problema.
* Se aceitar a interrupção, diga quanto tempo tem disponível.
* Evite deixar revistas ou objetos interessantes em cima da mesa. Eles podem chamar a atenção e distrair as pessoas, que podem interrompê-lo por um motivo fútil.

TELEFONES


Por que é um vilão?
* Tiram a atenção de tarefas importantes ao longo do dia.
* Consomem muito tempo sem que isso seja percebido.
* Sem objetivos definidos, a conversa pode se tornar extremamente sem foco e complexa.
* Mesmo que não sejam atendidos, podem interromper e tirar a concentração de uma discussão.
* Se o celular tocar ou for atendido no meio de uma reunião, por exemplo, pode ser visto como falta de educação.
Saia dessa
* Se estiver muito ocupado, tire o telefone do gancho -- caso não tenha secretária, é claro.
* Se tiver tempo disponível, atenda imediatamente. É mais rápido do que acessar a caixa postal, anotar o recado e retornar.
* Reserve um tempo na agenda para retornar as ligações.
* Mantenha o foco da conversa.
* Quando viajar combine um horário no escritório para você ligar e resolver todos os problemas de uma só vez.
* Em reuniões ou compromissos mais formais, deixe o celular no modo silencioso ou desligado. Não haverá perigo de atrapalhar os outros ou se distrair com quem está ligando.
Fonte:Consultoria Tríade do Tempo
http://portalexame.abril.uol.com.br/revista/exame/edicoes/0878/gestaoepessoas/m0113668.html

Um comentário:

  1. Ora aqui está um post que deveria ser emoldurado e colocado em todas as secções de uma empresa, de forma a aumentar a produtividade e não só. Daria um comentário bastante extenso, mas o “artigo” fala por si….

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